Học Excel 2007 - Bài 9: Chia sẻ dữ liệu của Excel với những ứng dụng khác bằng cách xuất bản lên SharePoint

[Học Excel 2007] - Đưa dữ liệu lên SharePoint như thế nào.

1. Chia sẻ dữ liệu Excel lên SharePoint 

 

Dữ liệu Excel chia sẽ lên SharePoint có nhiều thuận tiện hơn thay vì chia sẻ dữ liệu bằng cách sử dụng e-mail, hoặc bằng cách đưa dữ liệu vào một thư mục mạng nào đó, do SharePoint chỉ dành cho những người có thẩm quyền mới được truy cập dữ liệu và SharePoint tạo thuận lợi cho những người có thẩm quyền làm việc theo nhóm hết sức hiệu quả. 

2. Lấy địa chỉ website cho trang SharePoint 

Trước khi bạn có thể xuất file bảng biểu đến SharePoint, bạn cần phải có địa chỉ web, hoặc URL của SharePoint. 

 

Phần chính của URL 

Nếu chưa biết về SharePoint, bạn có thể hỏi nhân viên CNTT phụ trách website của công ty của mình. 

3. Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần I 

 

Bây giờ bạn đã sẵn sàng xuất file bảng biểu đến SharePoint. 

1. Trên tab Table Tools Design xuất hiện khi bạn tạo ra một bảng biểu trong nhóm External Table Data group… 

2. …click Export… 

3. …và sau đó click Export Table to SharePoint List. 

4. Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần II 

 

Xuất file bảng biểu đến SharePoint List. 

Trong Export Table đến SharePoint: 

B1. Nhập hoặc dán URL địa chỉ của SharePoint trang web của bạn. Nên nhớ, bạn chỉ cần tất cả mọi thứ từ trước khi "/ default.aspx." Vì vậy, nếu URL của bạn đã được http://contoso/default.aspx, địa chỉ Web cho danh sách sẽ được http://contoso. 

B2. Gõ một tên cho danh sách, ví dụ tên file là Training presentations. 

3. Gõ một đoạn giới thiệu ngắn của danh sách này. 

B4. Quyết định xem bạn có muốn để có thể cập nhật file Excel hay không. Nếu bạn muốn thì chọn chọn hộp thoại Create a read-only connection to the new SharePoint list. 

B5. Click vào Next trong hộp thoại để xác định rằng các loại dữ liệu trong mỗi cột được nhận diện hoàn toàn. Sau đó, nhấp vào Finish. Excel tự động xuất file bảng biểu như là một danh sách đển trang SharePoint của bạn. 

5. Xem danh sách mới của bạn trên trang web SharePoint 

 

Click vào đường liên kết trong Excel để xem danh sách SharePoint. 

Một đường liên kết vào danh sách của bạn sẽ xuất hiện trong hộp thoại Windows SharePoint Services. Bạn có thể bấm vào OK để đóng hộp thoại, hoặc bấm vào đường liên kết trong hộp thoại để hãy xem danh sách của bạn. Nó sẽ mở ra trong SharePoint trên Datasheet view (Cái trông giống một bảng tính), sẵn sàng cho những người có thẩm quyền thêm thông tin của họ vào danh sách mà không cần để mở chương trình Excel. 

6. Cho mọi người biết danh sách ở đâu 

 

Bước tiếp theo là để cho phép mọi người biết là nơi danh sách trên trang SharePoint. Có hai cách để làm được điều này: 

B1. Bạn có thể gửi một liên kết đến danh sách. Bạn sẽ thấy địa chỉ URL cho danh sách ở trên cùng của trình duyệt Web của bạn trong thanh địa chỉ. Chú ý rằng địa chỉ URL bao gồm các "lists" trong liên kết. Đó là vì trong danh sách đã được tự động đặt trong thư mục Lists trên trang SharePoint, nơi mà tất cả các danh sách SharePoint được lưu trữ. Ký hiệu "% 20" trong liên kết tượng trưng cho một space trong một URL. 

B2. Bạn cũng có thể thêm danh sách đến thanh SharePoint Quick Launch, thông thường nằm ở phía bên trái của hầu hết các trang SharePoint. Sau đó, mọi người có thể click vào liên kết trên nhanh Quick Launch bar dưới Lists để có được file Training Presentation. 

7. Duyệt lại danh sách SharePoint 

 

Với danh sách trong Datasheet view, tùy theo từng người mà có quyền hạn khác nhau. Ví dụ, Wendy có thể gõ trình bày ngày và tên của cô ấy. 

8. Cập nhật dữ liệu bảng biểu Excel 

Tưởng tượng rằng những người khác đã thêm thông tin của họ vào danh sách SharePoint. Tất nhiên bạn có thể thấy được sửa đổi dữ liệu trong danh sách SharePoint. Nhưng nếu bạn muốn, bạn có thể refresh bảng biểu trong Excel để bạn cũng có thể xem những thông số sửa đổi trong Excel. 

  

Để refresh các dữ liệu, trên tab Table Tools Design, trong nhóm External Table Data, click chuột vào Refresh. Các dữ liệu trong Excel sẽ được cập nhật. 

Một câu hỏi phát sinh ở đây, mọi người tự hỏi rằng nếu sau khi refresh và cập nhật từ danh sách SharePoint đến Excel, thì ngược lại bạn có thể thay đổi trong Excel và gửi cái thay đổi này lên danh sách SharePoint không? Thật tiếc, điều này không thể thực hiện được. Dữ liệu chỉ có thể được biên tập trên trang SharePoint và refresh trong Excel, chứ không thể làm cách nào khác. Hoặc bạn có thể thực hiện các thay đổi trong Excel và sau đó xuất của bảng biểu như là một danh sách SharePoint mới và với một cái tên mới cho danh sách.

Học toán cấp 3 chúc các bạn học tốt.